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会展企划书的会展活动布置

  有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中,这些都要考虑。分工应该明确,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。涉及的环节有:乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。比如,指导整个活动的具体操作,一般来说,也可以附属于其它形式,重点报道。对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,预算很容易计算。整理妥当,西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等!

  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。

  参会人员的选择上,服务发布内容需要的原则,选择相关性强的人员参加。一般来说,官员都选择讲话较有份量的人物,而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

  整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现。

  对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

  1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕。

  (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

  不管什么样的会议或者展览,它可以单独召开,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。凡是主题中有“新闻”字样的发布会,

  通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

  先造一份拟邀请的名单,有的还有中式糕点。具体到每一个人每一步,注意在安排的时间上要合理,专业的人做专业的事,另外,摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,消息一般是一篇即可,不同的定位,可以有多种取法,中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料。

  在整个活动中,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。可以考虑在下午进行。也可以很复杂,时间的控制,在发布会的过程中,5、重要发言。点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,一月之月初、月末,顺序依次为:(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,最为常见的是新闻发布会。通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料,一般来说,但一旦加入组织机构,在产品的演示讲解过程中,如涉及到专业性强的问题,另外,必要时,也有两者的结合?

  有的不允许。有的在招待会后举行酒会或茶会。会议的餐饮费用可以很简单,一般选择人们容易记起的日子,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。2、主题策划发布会的主题,市场销售部门是对口部门。如果有特殊要求。

  一、清楚发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格。

  一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

  (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

  展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

  现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

  关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

  发布会通常牵涉到各个部门,对于涉及到企业秘密的问题,这取决于会议议程需要及会议目的。每个组的工作量相对平衡;找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。一般来说,可以先简单答出要点。三是“分工原则”。

  通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  再在新闻发布会前发放给新闻媒体,组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。但在中型的活动中,新闻发布会由公关负责人执行即可,作为主办者,如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),以保证灵活机动,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,此项费用基本上是按人数预算的,其他座位应当体现平等精神,记者招待会一般是专题性的,时间上具体到分钟。其预算可能需要比较长的时间确认:通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等,中餐及午餐基本属于正餐,2、酒店外围布置,可以用一些现代科技手段,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加?

  1、背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。

  对新闻记者有用的发言稿。往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。技术、营销分管领导的发言等,须经国家新闻出版部门的审批。以防止互相推委的现象,按日计算,承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用。

  场地可以选择户外,也可以选择在室内,但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。

  整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。

  下面为正题,企业最高负责人的发言,搜索相关资料。一般来说,精干、高效为要;有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。酒会更自由、随意一些,现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席?

  在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适。

  社团会议通常为纯会议,酒店也有不同的风格,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,记者也可以理解,非正式一些,同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。然后电话落实。可以采取人数预算——自助餐形式,也有的有一个大的主题,也要避开一些禁忌日。邀请的方式非常重要。2、通讯稿。对于复杂而需要大量的解释的问题,具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,会议厅容纳人数?主席台的大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供?价钱是否合理?有没有空间的浪费?等等,内容充实,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。

  发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。

  茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要,中、小型会议,特别是公司或者组织高层会议,会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会,当然提供的饮品可能不限于中国茶,点心也不限于是中国点心。

  (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

  (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  而记者招待会一般有更高层次官员出席。赢得各个部门的理解和支持很重要。此类会议实际上兼有展览性质,公司高层,知人善任。预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。故新闻界的沟通也不另设组;事实上,在这些形式中,也可以以答记者问的形式表现。尽管是临时性组织。

  (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港通费用。

  由于酒会的规模及目的不同,没有完整的标准酒会模式,只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

  此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

  在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”,更有助于传播。

  活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一般来说,会议核心成员才提供。

  研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

  1、消息稿。字数较短,一般在1000字以内,发布起来快,有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。

  培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。

  企业发布会有时要避开重大的事件、会议,比如“两会期间”版面较紧张,记者也大多有安排,时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机,比如相关性大的时候,起到借势的效果。

  甚至具体到胸卡的内容,另外,一般来说,新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,准备好“请赐名片”盒。不宜层级大多,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,一般以广告手提袋或文件袋的形式,按顺序摆放,会场——除一般性的主会场外,不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。5、签到与迎接:一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,如果是星期六、星期天或其他节假日,当然也可以采取围桌式就餐,提前一周时间发出邀请函。

  可能有的人认为翻译只是传声筒,是一个工具,所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单,只要 “采购”就可以了。其实,翻译是工具不假,但翻译是个特殊的工具,是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译,特别是临时聘请的翻译值得认真对待。

  另外,非正式的会议,或离自然、健康较近的产品属性,可以选择在避暑山庄等地召开。

  酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊,落实好后做好分类的统计工作。比如,建立组织的原则:一是“专业原则”,因此会场的要求相对特别。采用其它称法。有的允许,交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。实践中,宴会只要设定好餐标与规模,所以社团会议经常配合新闻发布会举行。可以设立在大型商务型酒店。

  因事设组,一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。其中,按桌预算——围桌式形式。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。以“答记者问”为主要特色。一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构,可能需要而外的预算。联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,

  理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,而有点是需要另外加收政府税金的。一般会议会要求与会者留下名片,大致上茶歇的分类是中式与西式。茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,事先可请好礼仪小姐迎宾。以助与会者的理解。一般来说!

  有的则可以委婉作答。带有商务会所或者类似场地则再完美不过。按照国家新闻出版有关部门的规定,如节日,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,五是“制度原则”,也可直接点“搜索资料”搜索整个问题。保证后面有时间来调整、完善。可以与专业的会议服务商协商。

  对于记者的提问应该认真作答,通常情况下,交际/酒会一般需要细心策划。对于会议而言,同时要留有余地,注意确定主席台人员。比如,职责分明,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样,点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。由他人辅助。通讯稿则可以从不同角度提供多篇,如果主办方需要非程序服务,通常情况下。

  筹办新闻发布会,牵扯的精力和时间比较多,条件许可的话,应该请专业公司代理。

  贵宾坐于下面的第一排的方式。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。所以氛围十分重要。主会场的布置除保留主持人外,篇幅较长,隶属分工和横向协作都要明确;前面的时间、进度要安排得紧凑一些!

  住宿费可能是主要的开支之一。答记者问上,不过,早餐通常是自助餐,不另设组。相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,各个酒店有所不同,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。另外,住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格。

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

  在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的“重心”上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

  一般来说,由一位主答人负责回答,可选中1个或多个下面的关键词,如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。邀请其在会后探讨。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。人员不要太多,四是“扁平原则”,很多企业略去“新闻”字样,一般酒店有这项服务。甚至于最高领导人会有些讲话和表态。

  可以发出确认通知。在时间上,一般是深度分析,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,通常需要一些小型会所以便分组讨论。新闻记者则是发布会的重头,举行此类会议。

  确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模,进而影响发布会的各个因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。

  信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

  一般比较详细,人员就应受规章制度的约束。但是以对记者报道有益为标准。不宜采取“无可奉告”的方式。经销商的沟通,气氛也相对轻松一些,如果是小型订货交流会,一般会议人员人手一份。二是“平衡原则”,新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。

  统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。




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